6 dicas para escrever checklists eficientes

6 dicas para escrever checklists eficientes

Uma das coisas mais difíceis de implementar, quer seja na área de tecnologia, medicina ou outra, é o conceito de checklist. O objetivo do checklist, apesar do que falam, não é robotizar seu conhecimento ou inibir sua criatividade. Checklists também não são uma forma de resumir o conhecimento necessário de uma tarefa para a execução (isto chama-se procedimento). A função do checklist é auxiliar, em processos críticos, para que não sejam esquecidos pontos fundamentais na execução de atividades que possam causar erros.

Um exemplo da aplicação de checklists é na aviação. Pilotos são condicionados, desde a primeira aula, a confiar nos checklists da aviação. Há todo um processo para a criação de checklists na aviação; qualquer problema novo, a cada mínimo incidente (ou acidente) há um estudo dos motivos que ocasionaram e novos checklists são criados – ou há uma revisão dos atuais. Por este motivo, em momentos de crise, os pilotos buscam o auxilio nos checklists.

Transpor esta filosofia para o mundo da TI não é uma tarefa fácil. A maioria dos profissionais se consideram como cirurgiões, superespecialistas que não precisam de checklists para decidir o que fazer. Porém, até cirurgiões são obrigados atualmente a seguir procedimentos definidos pela OMS.

(Um caso interessante de uso de Checklists como padrão é o da AGU (Advocacia Geral da União), que possui alguns checklists publicados na internet).

Quais são os pontos críticos de sucesso para que os checklists sejam adotados nas empresas? Após ler o livro “Checklist – Como fazer as coisas benfeitas“ e com base em minhas experiências desde 2003 “tentando” implementar checklists, resolvi postar um pouco do que acredito ser fundamental para que eles sejam aceitos no dia-a-dia corporativo:

  • Mantenha-os curtos e simples – Checklists muito detalhados distraem e tiram o foco. Foque nos passos críticos para evitar os erros mais comuns.
  • Bons Checklists – São precisos, Eficientes, Objetivos e de fácil uso (mesmo em situações emergenciais). São, acima de tudo, práticos.
  • Checklists são lembretes – Os checklists não tentam detalhar todos os processos necessários em uma atividade (isto chama-se procedimento). Os Checklists simplesmente fornecem lembretes dos pontos mais críticos e que, se ignorados, levarão ao erro. São aqueles que até o mais qualificado dos analistas pode esquecer de executar.
  • Separe Checklists Operacionais de Emergenciais – Checklists operacionais são focados nas nossas atividades do dia-a-dia como, por exemplo, validação de execução de backup. Os emergenciais são para as situações que não são comuns, como a queda de um servidor, falha elétrica, fogo no DC… São situações que talvez você nunca venha a usar mas, se precisar, eles estãolá quando for necessário.
  • Defina qual tipo de Checklist irá criar – Defina com clareza qual o tipo de checklist é mais adequado a cada situação. READ-DO (ler cada passo do checklist e executar) é muito utilizado no primeiro nível, quando o conhecimento é limitado; ou DO-CONFIRM (siga os passos da sua memória, faça uma pausa e valide), que é ideal para os especialistas de segundo e terceiro níveis.
  • Seja objetivo ao escrever – Um checklist não pode ser extenso. O ideal é mantê-lo entre 5 ou 9 itens (que é o limite da nossa memória operacional), mas dependerá do contexto do checklist e do tempo de execução.

Mas, além de todos os pontos acima, precisamos ter em mente que checklists são um PROCESSO. Após escrever um checklist ele precisa ser testado, validado e reescrito quantas vezes forem necessárias até que ele se torne eficiente. E, o principal, NÃO DESANIME! As primeiras versões nunca são perfeitas. Ou possuem itens demais, são longos ou, ainda, não cobrem os pontos críticos de erro.
Crie seus checklists, coloque-os em local de fácil acesso (intranet, PDF, ePUB) e divulgue para a sua equipe cada nova alteração.
Checklists são ferramentas rápidas e simples, criadas para reforçar as habilidades de profissionais qualificados.